Come pianifichiamo un perfetto tour in tuk-tuk.

La maggior parte delle persone pensa che un tour sia costituito dalle due ore trascorse in tuk-tuk. La verità è che il tour inizia nel momento in cui ci inviate un messaggio, a volte con settimane di anticipo, e gran parte del lavoro viene svolto prima ancora di atterrare in Spagna. Ecco cosa c'è dietro.

Abbiamo pensato di scrivere questo articolo perché riceviamo spesso la stessa domanda: cosa fate in realtà prima di arrivare lì? La risposta è più di quanto ci si aspetti.

Cosa intendiamo per pianificazione del tour.

Per noi la "pianificazione" non è una caratteristica, ma l'intero prodotto. Chiunque può mettere in strada un tuk-tuk. Ciò che rende il tour conveniente è tutto ciò che facciamo prima che il motore si accenda: il percorso costruito intorno al vostro gruppo, i tempi costruiti intorno alla vostra giornata, il ritiro pianificato intorno al vostro arrivo nel mondo reale.

Di seguito è riportato il flusso attuale. Non lo seguiamo rigidamente - a volte un ospite invia un messaggio e noi siamo pronti in cinque minuti - ma questa è la struttura alla base di ogni prenotazione.

Primo messaggio.

La maggior parte delle richieste arriva via WhatsApp. Alcune tramite Instagram. Alcune tramite il modulo di contatto. Qualunque sia il canale, la prima cosa che vogliamo sapere è l'essenziale: quando verrete a trovarci, in quanti verrete e qual è l'andamento della vostra giornata?

In questa fase non chiediamo dati di carte di credito, documenti d'identità o depositi. Cerchiamo di far sì che il primo messaggio riguardi il viaggio, non la transazione. Molte prenotazioni si convertono solo perché la prima risposta sembra una conversazione, non un imbuto di vendita.

La conversazione sul percorso.

Una volta conosciute le basi, suggeriamo un itinerario predefinito. Per Madrid di solito si tratta di Palazzo Reale, Gran Via, Plaza Mayor, Retiro e ritorno. Per Alicante è il castello, il centro storico, il Mercado Central e la spiaggia. Non si tratta di indicazioni rigide, ma del punto di partenza per il percorso a ritroso che ci porterà all'itinerario vero e proprio.

È qui che la maggior parte delle prenotazioni di tour online sbaglia. Vi inviano un elenco di caselle da spuntare, voi spuntate tre tappe e avete progettato un tour con un sito web. Preferiamo sentirci dire "amiamo molto la fotografia" o "mio marito è su una sedia a rotelle": una frase ci dice più di dieci caselle.

I tempi.

Giorno di crociera? Ci serve il nome della nave. Il nome della nave ci dice l'orario reale di attracco (più preciso di quello che vi verrà comunicato), l'ormeggio più probabile e la scadenza del "tutti a bordo". Lo stesso vale per treni e voli: preferiamo vedere il vostro biglietto elettronico piuttosto che sentirci dire "mattina"."

Sembra un'ossessione, ma è la differenza tra una giornata tranquilla e una coincidenza persa. Ci è capitato che i crocieristi ci dicessero che la loro nave partiva alle 18:00 quando in realtà era partita alle 17:30. Al pilota del porto non interessa il vostro itinerario.

Il perno del pickup.

La sera prima del tour, inviamo un messaggio WhatsApp con tre informazioni: il punto esatto di raccolta (un pin di Google Maps che potete toccare), l'orario di incontro e il nome della guida che sarà lì. Se c'è pioggia, uno sciopero, un evento cittadino che potrebbe compromettere la viabilità, lo segnaliamo.

Questa è la parte che gli ospiti ci dicono di ricordare di più. Non le foto. Non il castello. Il fatto che la sera prima avevano tutto il necessario e potevano semplicemente andare a letto.

Il tour stesso.

Ora il lavoro si svolge ad alta voce. La guida arriva con dieci minuti di anticipo. Il percorso si modifica in base al traffico, alle condizioni meteorologiche, alla vostra energia e a ciò che dite nei primi cinque minuti: a volte scartiamo il piano originale nei primi dieci minuti perché avete detto qualcosa a cui non avevamo pensato.

La guida conosce le strade secondarie, i luoghi da fotografare, i bar aperti e il caffè che è davvero buono. Niente di tutto questo è stato provato, ma tutto è stato praticato: abbiamo percorso gli stessi itinerari per nove anni.

Cosa succede dopo.

Il tour termina. La guida vi riaccompagna. Non seguiamo il tour con cinque messaggi "ci lasceresti una recensione". Inviamo un breve ringraziamento e poi aspettiamo. Circa tre giorni dopo, quando il viaggio è terminato, inviamo un solo WhatsApp per chiedervi se siete arrivati a casa senza problemi e se c'è qualcosa che avremmo potuto fare meglio.

È qui che nasce la prossima prenotazione. Non dall'algoritmo, ma da un ospite che ci ha risposto: "Il viaggio è stato meraviglioso, ne stiamo già programmando un altro". Alcuni dei nostri migliori clienti abituali hanno iniziato con una crociera una tantum tre anni fa.

Il versione breve.

Leggiamo con attenzione il vostro primo messaggio. Abbiamo una vera conversazione sul percorso. Siamo ossessionati dalla vostra tempistica. Inviamo una spilla per il ritiro la sera prima. Consegniamo il tour. Ci aggiorniamo una volta, tre giorni dopo. Ogni passo esiste perché ci vergogneremmo a non farlo.